विद्याभारती मध्यक्षेत्र

- एक हजार से अधिक छात्र संख्या पर एक लेखापाल, एक सहायक लेखापाल, 2 लिपिक एवं 1 कम्प्यूटर आपरेटर होना चाहिए।
- केश काउण्टर एवं भुगतानकर्ता व्यवस्था अलग-अलग होनी चाहिए।
- कार्यालयीन कार्यकर्ताओं में कार्य विभाजन होना चाहिए।
- शुल्क संग्रह/ शुल्क संधारणकर्ता अलग-अलग हो।
- अभिभावकों को बैठने हेतु व्यवस्थित बैठक व्यवस्था, जलपान की व्यवस्था /पत्र पत्रिकाऐं हो।
- विद्यालय की विभिन्न जानकारियाँ स्वागत कक्ष की दीवार पर लगी हो। सूचना पटल हो।
- प्रवेश आवेदन पत्रों की इकाईवार नस्ती, प्रवेश पंजी एवं स्कालर रजिस्टर बनवाना। दस्तावेजों की जानकारी के आधार पर प्रमाणिकता की जांच।
- प्राधिकृत व्यक्ति/अधिकारी (प्राचार्य) के हस्ताक्षर उक्त पंजियों पर हों। स्थानांतरण नस्ती पंजी का संधारण लिपिक करे कक्षा आचार्य नही।
- समस्त अभिलेखों का संरक्षण करना एवं सूचना प्राप्ति। सत्रानुसार रख रखाव की व्यवस्था सुनिश्चित करना।
- विभिन्न नस्तियों एवं पंजियों की सूची बनाकर क्रमानुसार व्यवस्थित रखना।
- सभी नस्तियों की एक नस्ती एवं सभी पंजियों की एक पंजी रखना।
- आचार्य अभिलेख , छात्र अभिलेख, भूमि-भवन, रजिस्ट्रार फर्म्स एवं सोसायटी, शासकीय अभिलेख, प्रतिष्ठान अभिलेख, मान्यता अभिलेख, समिति अभिलेख यथा- सदस्यता पंजी, सदस्यता शुल्क पंजी, साधारण सभा बैठक सूचना पंजी, कार्यवाही पंजी, प्रबंध कार्यकारिणी की सूचना एवं बैठक पंजी, दान-अनुदान और अन्य निधियों के दस्तावेज, सावधि जमा के दस्तावेज, वेतन संधारण पंजी।
- पावती पुस्तिकाओं को पंजी में अंकित कर वितरण स्वीकृति, प्रमाणित स्वीकृति, विभिन्न लेखा पुस्तिका, दैनिक, मासिक शुल्क, पंजी, रोकड़ खाता, व्हाउचर का दैनिक संधारण।
- भुगतान के पूर्व स्वीकृति एवं भुगतान कर व्हाउचर पर निरस्त की सील लगकर ही नस्तिबद्ध करना। मासिक तलपट बनाना।
- महत्वपूर्ण सामग्री क्रय करने हेतु विक्रेता प्रबंधन ओर क्रय विक्रय की स्वीकृति -निविदा सहित।
- बजट एवं अनुपूरक बजट तैयार कर स्वीकृति लेकर वर्ष भर होने वाले व्यय बजट के अनुरूप हों।
- आवश्यकतानुसार पूरक बजट का प्रावधान प्रबंध समिति बैठक में करे बाद में साधारण सभा से अनुमोदन लें।
- स्थाई एवं अस्थाई वस्तु संग्रह का संधारण, बिल व्हाउचर को रोकड़ पर चढ़ाकर प्रतिपुष्टि हो। वार्षिक भौतिक सत्यापन। राईट आफ करना। यह व्यवस्था बनाना।
- महत्वपूर्ण सामग्रियों व बड़े उपकरणों (स्थाई सामग्रियों) का ह्ास /घसारा का उल्लेख करना।
- बाह्य एवं आंतरिक आडिट की व्यवस्था सुनिश्चित करना।
- पत्राचार का आवक जावक पंजी पर संधारण।
- नियुक्ति/विमुक्ति का संधारण।
- टेली एकाउंट कर प्रतिदिन प्रिंट आऊट निकालकर नस्तिबद्ध करना चाहिए, उस पर प्राचार्य सचिव के हस्ताक्षर हों।
- लेखा का समस्त कार्य टेली का उपयोग एवं अन्य कार्य (कार्यालय के) करने हेतु साफ्टवेयर विकसित कर उपयोग करना।